Projet fictif
Blendspace
Contexte
La transformation numérique pousse les entreprises à produire en continu du contenu promotionnel pour leurs médias sociaux, ce qui nécessite la collaboration de nombreux professionnels, parfois répartis entre plusieurs organisations et travaillant à distance ou en mode hybride. Cette évolution complexifie la coordination des équipes et les échanges. Parallèlement, ces nouveaux modes de travail s’accompagnent d’exigences accrues de flexibilité, d’une culture de l’urgence et d’une pression constante. Dans ce contexte, la circulation de l’information devient plus difficile, les rôles peuvent manquer de clarté et les différences culturelles ou de représentations du travail peuvent freiner la collaboration, ce qui impacte directement l’efficacité collective et la qualité des contenus produits.
Détails
En quatuor
Avec Isabela De Souza Cunha, Adam Simard et Léo Martineau-Côté
Outils et logiciels
Figma et Figjam
Nombre d'heures
90h / personnes
Problématique générale
Comprendre les défis liés à la gestion de projet
Autoethnographie
Observation des méthodes de collaboration en entreprise et identification des défis.
Documentation
Recherche sur les théories cognitives en entreprise et sur les applications de collaboration et de gestion des tâches.
Analyse de tâche
Décortication des taches pour comprendre la charge de travail des utilisateurs et leur canaux informationnels.
«Mince, il faut que je le prévienne...
Nutcache, Slack, Gmail?»
Les recherches ont mis en évidence plusieurs freins à la collaboration : des échéanciers changeants, une communication dispersée, une gestion complexe des fichiers entre organisations et un suivi de projet peu lisible. La multiplication d’outils aux fonctionnalités cloisonnées oblige les équipes à naviguer entre plusieurs plateformes, alourdissant les processus et augmentant la charge mentale.
Les mécanismes cognitif mis en cause lors de la gestion de projet
Mémoire de travail
Manipulation simultanée de multiples informations. Forte sollicitation lors de la planification, de la décision et de la coordination.
Attention sélective
Concentration fragilisée par la surcharge d’informations.
Notifications et multiplicité des outils favorisant la perte d’éléments importants.
Commutation cognitive
Alternance constante entre tâches et outils. Baisse d’efficacité, augmentation des erreurs et fatigue mentale.
Espace solution
Construire une expérience collaborative unifiée
Centraliser les flux de travail dans un espace partagé
La collaboration et la gestion de projet reposant sur de multiples outils entraînent une fatigue mentale et favorisent la dispersion des échanges, augmentant le risque de perte d’informations.
• Regrouper projets, fichiers, planification et messagerie dans une seule application
• Structurer les actions par rôles : création, révision, client, publication
• Maintenir l’usage des outils métiers existants via intégrations
• Créer un tableau de bord central pour visualiser projets, échéances et messages récents
Tableau de bord
Impact utilisateur :
En regroupant les outils, les informations et les rôles dans un environnement unique, on réduit la commutation cognitive et la charge sur la mémoire de travail, permettant aux utilisateurs de conserver une vision stable des projets sans devoir reconstruire le contexte à chaque changement d’outil.
Maîtriser les signaux et interruptions
L’interface et les points de contact ont été pensés pour limiter la surcharge informationnelle.
Adapter l’expérience selon le support :
– création sur ordinateur et tablette
– suivi et notifications sur mobile et objets connectés
• Réduire le bruit visuel : flat design, hiérarchie claire, interface épurée
Automatiser certaines tâches :
– suggestions de formats et plans de travail
– adaptation de visuels existants
– mise en avant d’outils et ressources pertinents
Interface desktop - adaptation de format FB
Impact utilisateur :
La hiérarchisation de l’information, la réduction du bruit visuel et le contrôle des notifications soutiennent l’attention sélective, tandis que l’automatisation de certaines tâches limite la sollicitation de la mémoire de travail et préserve la concentration sur les actions à forte valeur.
Livraison
Validation et enseignements
Ajuster l’interface à partir des usages
Les tests utilisateurs ont permis d’identifier plusieurs frictions liées à la lisibilité et à la manipulation de l’interface, menant à des ajustements visant à réduire la charge cognitive et les erreurs d’usage.
Mise en avant des projets en cours avec les collaborateurs et activités récentes pour une lecture immédiate des changements.
Clarification de la hiérarchisation des boutons pour distinguer clairement les actions définitives des actions secondaires afin de réduire les erreurs.
Apparition progressive des éléments du calendrier pour de limiter les erreurs de manipulation.
Mise en place d’un code couleur pour différencier les projets et faciliter leur repérage.
Arbitrer entre flexibilité et performance collaborative
Selon Lidwell et coll. (2023), les systèmes polyvalents impliquent des compromis entre performance et flexibilité, mais deviennent pertinents lorsque l’intégration améliore la continuité d’usage et la coordination des activités. C’est dans cette logique que Blendspace centralise les outils pour réduire la fragmentation de la collaboration et soutenir une gestion de projet plus lisible et cohérente entre les équipes.
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